LA RECEPCION DE LOS MATERIALES EN LA ORGANIZACION EMPRESARIAL

"RECEPCIÓN DE MATERIALES"
Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepción en forma apilada en el camión de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La manipulación de los productos.

"FUNCIONES DE LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito.
2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.
3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
4. Entregar la mercadería a los almacenes.
   

"NORMAS PARA LA RECEPCIÓN MATERIALES"

Debe ajustarse a:
1) Recibir de una manera ordenada
2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía(Tiempo y Movimiento)
3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir.
8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan.

"PASOS Y MEDIDAS"
Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.

"DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES"

a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Membretes, Nombres y Domicilio, Teléfono de la firma, Computadora para su identificación.

b) Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.

FECHAS DE EMISIÓN Y DE ENTREGA
Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales.
NOMBRE Y DOMICILIO DEL PROVEEDOR
Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, reclamaciones, etc.
MOTIVACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO
En las instrucciones sobre la facturación se debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido.
LUGAR DE LA ENTREGA
Cuando la recepción de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incómodas.
TRANSPORTE
Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril, vapor, avión, etc.
DESCRIPCICÓN DE LO QUE SE COMPRA
La descripción de los diferentes artículos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado, etc.
VERIFICAR LA FACTURA DE PROVEEDOR
Precios, condiciones, descuentos, etc., cuando se recibe el pedido
COMPROBACION DE FACTURAS
Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos:

Calidad
Si la calidad no esta de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.

Precios
El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a través de su orden.

Condiciones
Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para determinar la reclamación correspondiente.

Guías de Remisión o Envíos
En oportunidades, los materiales vienen acompañados de simples de remisión o guías de despacho.

ÁREA DE RECEPCIÓN
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.
Condiciones que impiden el flujo rápido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspección y documentación de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descar­ga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del área de recepción pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):

1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehículos;
b) Andenes;
c) Zona de maniobras de estiba;
d) Zona de inspección;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medición (báscula)

2) Otros costos incluyen:
a) El mantenimiento de) área y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.
3) Los gastos indirectos de:
a) Personal;
b) Registros, y
c) Protección de los materiales.

Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga do vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía.

En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:

· El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel).
· La carretilla neumática.
· La carretilla manual.
· Las tarimas de madera.
· Los contenedores.
· Los carros especiales.
· Los transportes de rodillos.

ZONA DE INSPECCIÓN
El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.

ANDÉN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHÍCULOS
El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo está el edificio de la planta. Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailera
En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran perpendicularmente al andén.
El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para trailer arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente
RECEPCION CUANTITATIVA
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepción.
Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar los géneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos.

El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.

CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepción cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepción de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el número de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario del almacén.

PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepción de descritos en lo antes mencionado.

RECEPCIÓN CUALITATIVA
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal técnico calificado.
También es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en administracion de los materiales almacenados.

Estos factores son:
· Control de Inventarios
· Análisis en la Rotación
· Análisis de stock.


CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La administración de la calidad enfatiza el compromiso administrativo de llevar una dirección continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
Mejoramiento Continuo: La administración del control de calidad requiere de un proceso constante, que será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.
Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el desempeño del empleado por lo tanto la tarea consiste en diseñar el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada.

Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Las técnicas para construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construcción de redes de comunicación que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados de producción.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Técnicas formales como la creación de equipos y círculos de calidad.

Círculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se reúnen en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitación de planeación en grupo, solución de problemas y control calidad estadístico.
Benchmarking (Puntos de Referencia): Hacer Benchamarking involucra la selección de un estándar de desempeño demostrado para los procesos o actividades muy similares a los suyos. La idea es apuntar hacia un objetivo y luego desarrollar un estándar o Benchmarking contra el cual comparar:

Un modelo para establecer referencia en donde se debe:
· Determinar el estándar de referencia.
· Hacer equipo.
· Identificar a los socios de Benchmarking.
· Recolectar y analizar información sobre el estándar de referencia.
· Tomar acción para igualar el Benchmarking.

Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentar la administración del control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada uno en la organización, debe ser entrenado en las técnicas de administración del control de calidad Entre sus Herramientas se encuentran:
· Despliegue de funciones de calidad.
· Graficas de Pareto.
· Diagramas de Causas y Efectos.
· Graficas de Flujo.
· Control Estadístico del Proceso.

Características de una Organización con Administración con Control de Calidad
· Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfacción del cliente.
· Atención dirigida hacia la reducción de problemas con los procesos o productos, no con los problemas de la gente.
· La primera prioridad es la calidad.
· La gerencia esta comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de confianza.
· Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
· La atención se centra con la prevención en vez de la inspección.
· Las personas son el recurso importante.
· Trabajo en equipo es la norma.
· La Capacitación esta dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.

PROCEDIMIENTOS DE LA RECEPCION DE MATERIAL
Aunque los buenos procedimientos son muy importantes para que los embarques se hagan en forma apropiada y para dar seguridad a los materiales almacenados, es posible que los más importantes, aunque también los que se descuiden más a menudo, sean los procedimientos de recepción. Todos los controles de responsabilidad y de inventarios de la bodega comienzan con la recepción apropiada de los artículos. Las cuentas inexactas, la identificación equivocada de los productos y la recepción de materiales dañados como productos vendibles, son consecuencia de los procedimientos inadecuados de recepción.
El concepto básico que debe regir los procedimientos de recepción es que hay que inspeccionar concienzudamente los materiales que llegan, contarlos con exactitud, clasificarlos apropiadamente, y disponer inmediatamente de ellos. Esa disposición comienza con la clasificación de los productos ya sea como inventarios vendibles o no vendible Si se clasifican como inventarios no vendibles, habrá que hacer una clasificación y disposición adicionales, por ejemplo presentar reclamaciones a los transportistas y proveedores o aceptar que los daños se causaron en la bodegas

Los siguientes procedimientos detallados de recepción amparan las principales operaciones necesarias para la aceptación apropiada de los materiales en una bodega.

En los procedimientos de reclamaciones se incluyen sus tipos generales, los problemas comunes y las normas para su presentación /Característicamente la presentación de reclamaciones incluye muchas alternativas, dependiendo tanto de las reglamentaciones gubernamentales como de las compañías. Las descripciones generales que se usan en la parte de reclamaciones de esos procedimientos, tienen por objeto ayudar a la ad­ministración a valorar las diversas alternativas



Objeto del procedimiento de recepcion

Estos procedimientos tienen por objeto registrar las rutinas y principios más importantes para las operaciones de recepción de las bodegas de la compañía. Los procedimientos se establecen intencionalmente en forma general, de modo que se apliquen a todas las bodegas de la compañía, independientemente de su localizador!, tamaño de la ope­ración, productos que se lleven en existencia o tipos de instalaciones disponibles. Cuando sean apropiados, se indican los procedimientos alternativos.


Procedimiento de Recepcion

Definición de los Términos:
Bodega, una bodega manejada por la compañía.
Operaciones de bodega, oficinas generales del almacenamiento de la compañía.
División, usuario (cliente) de los servicios de la bodega: ventas, producción u otros departamentos o divisiones de la compañía.
Proveedor, fábrica de la compañía o vendedor de fuera, que hace embarques a la bodega.

Principios Generales de Recepción:
a) El gerente de la bodega es responsable de la contabilidad física y de los registros contables, de todos los materiales, así como del equipo que reciba su bodega.
b) Sólo se recibirán materiales y equipo que hayan sido autorizados por las operaciones de la bodega, ya sea con una autorización general o especifica.
c) Cualesquiera funciones de rutina que se efectúen para una división distinta de las funciones normales de recepción, almacenaje, embarque, producción de informes o asesoría, requerirá la autorización de las operaciones de almacenamiento.
d) Se usará la forma de recepción de la bodega, número para documentar todas las recepciones.
e) Las bodegas presentarán las reclamaciones a los transportistas por pérdidas o daños en todos los embarques que se reciban o que salgan, excepto cuando se designe específicamente la división a la que corresponda esa función.
f) Las bodegas pueden presentar reclamaciones a los proveedores por sobrantes, faltantes o daños imputables a esos mismos proveedores.
g) Las bodegas darán a las diversas divisiones toda la ayuda posible para alcanzar sus objetivos de ventas, de producción y de inventarios, siempre que esa ayuda no interfiera con las responsabilidades de las divisiones y que no se descuiden las responsabilidades básicas de las bodegas al hacerlo.

Pedidos de Existencias:
a) La cantidad y el tipo de las existencias que se lleven en el inventario, serán responsabilidad de la división que utilice los servicios del almacenamiento.
b) Las operaciones de las divisiones y de las bodegas, establecerán un nivel máximo autorizado de "existencias" para cada línea de productos. El inventario total de todos los artículos de la línea de productos, no deberá exceder ese nivel total autorizado. Solo deberá haber sobrantes cuando la división haga los pedidos. Si se excede el nivel máximo las bodegas avisarán a la división, y solicitarán la reducción al nivel autorizado.
c) Si la división requiere más existencias que las del nivel máximo establecido, se fijará un nuevo nivel. Se dará a las bodegas el tiempo y las facilidades necesarias para manejar y almacenar las cantidades adicionales.
d) división será responsable de los pedidos de existencias que se hagan al proveedor. Esa función puede asignarse a una bodega, mediante convenio entre la división y las operaciones de almacenamiento.
e) Si las bodegas piden existencias la división proporcionará el punto de pedido y la cantidad económica del pedido para cada artículo.
f) La división deberá revisar los puntos de pedido y la cantidad de los pedidos, para aumentar o disminuir el inventario de cada producto individual en la bodega.
g) Las bodegas deberán informar a las divisiones de la situación de los inventarios, inclusive información sobre cantidades pedidas, cantidades en existencia, promesas de entregas, fechas de embarque, recepciones de- materiales dañados, e inventarios inactivos.
h) La división será responsable de la vigilancia de los pedidos colocados con los proveedores. Esa función puede asignarse a una bodega mediante convenio entre la división y las operaciones de almacenamiento.
i) Las funciones de colocación de pedidos y de vigilancia de los mismos son separadas. Una bodega puede tener la función de colocación de pedidos, pero no la de vigilancia. En general, cuando la división se encarga de los embarques, tanto de los proveedores directamente a los clientes, como de las bodegas a los clientes la misma división debe encargarse de su vigilancia, a fin de coordinar eficazmente las prioridades de embarque con los proveedores.
j) La asignación y la aceptación de la función de vigilancia se harán mediante convenio entre la división y las operaciones de almacenamiento. Ese convenio deberá tener en cuenta las responsabilidades básicas de organización, inventarios, costos totales y cargos de servicio de la bodega.

Operaciones De Recepción:
a) Las bodegas deberán programar las recepciones para mantener una carga balanceada de trabajo que interfiera lo menos posible con las actividades de surtido de pedidos. La información de llegada de los pedidos de los proveedores deberá revisarse para ver que contenga lo siguiente:
· Pedidos pendientes que requieran atención inmediata.
· Plan de almacenaje para mantener una utilización de espacio eficiente y ordenada.
· Plan de mano de obra y equipo para proporcionar una operación balanceada y eficiente.
b) Se programarán las entregas de los transportistas para que se I efectúen a la hora del día que sea más conveniente pira el programa de trabajo de la bodega. En general esto será en las primeras horas de la mañana. Se exigirá que los conductores lleguen con anticipación a las entregas.
c) Se usará siempre el talón de recepción, forma número para registrar los materiales recibidos. En ella se anotarán las descripciones, cantidades, etcétera, sin consultar la lista de empaque del remitente.
d) El personal administrativo conciliará la cuenta de recepción completa con la lista de empaque.
e) Se preparará el informe de recibo forma número de acuerdo con el talón de recepción que se comparará con el informe para descubrir los errores de trascripción.
f) Las cantidades registradas en el informe de recepción y los registros de inventario de la bodega, deberán ser las cantidades exactas recibidas realmente. Si hay alguna discrepancia entre el documento de entrega del transportista y la cantidad recibida, la diferencia se amparará con una reclamación presentada contra el transportista, y se incluirá una nota en el informe de re­cepción que dé el número de la reclamación y el material de que se trata. Si el documento de entrega del transportista está de acuerdo con la cantidad recibida realmente, pero no lo está con los documentos de embarque del proveedor, se hará también una nota en el informe de recepción que muestre esa diferencia, a la que seguirá la presentación de la reclamación contra el proveedor. El departamento de contabilidad sólo cargará a los inventarios de la bodega la cantidad .recibida actualmente.
g) Si se recibe algún material dañado se registrará en el informe de recepción y en los registros de inventario de la bodega como no vendible. El material permanecerá en el inventario no vendible hasta que se convierta en material vendible o en chatarra. Si es vendible se le transferirá de los registros de material no ven­dible, a los registros de inventario de material vendible, usando una salida de embarque y una nota explicativa. Si se trata de chatarra, permanecerá en los registros de material no vendible hasta que se embarque físicamente al distribuidor de chatarra. Esa transacción se amparará también con una salida de embarque y una nota explicativa.

Reclamaciones a los Transportistas:
a) Hay que cuidar de cerciorarse de que cada paquete y pieza de material anotado en el documento de entrega, esté incluido en el documento de embarque. Se empleará el procedimiento de cuenta de recepción que ya hemos descrito para asegurar su exactitud.
b) Cada pieza y paquete se inspeccionará para determinar las clases de daños. Los embarques que se reciban en desorden o con estiba suelta, merecerán especial atención. Los paquetes abiertos, rotos o abollados, son indicios de pérdidas o daños internos.
c) Cualquier pérdida o daño se notificará inmediatamente al transportista. Dependiendo del modo de transportación se aplicarán alternativamente los incisos siguientes:
· Si se hace por camión se anotará la naturaleza de las pérdidas o daños en el recibo de entrega del transportista y el con­ductor del camión firmará el acuse de recibo.
· Si se hace por ferrocarril se pedirá una inspección de parte del transportista. La inspección se efectuará en el punto de descarga donde se descubra la pérdida o daño.
d) La bodega preparará y presentará las reclamaciones por pérdidas y daños al transportista. Los documentos ordinarios de apoyo son los siguientes:
· Conocimiento original de carga.
· Factura de fletes original ya pagada.
· Factura u otra evidencia de valor.
· Informe del inspector.
· Correspondencia con el proveedor o el transportista relacionado con las pérdidas o daños.
· Cuenta detallada de los costos de recuperación.
· La forma de reclamación deberá incluir copias de todos los documentos pertinentes para apoyar la reclamación.
e) Explicación General de los Objetivos de Preparación de la Reclamación. El objetivo principal de la preparación de una reclamación, consiste en proporcionar un entendimiento completo del caso desde un principio. Hay que demostrar al transportista que la pérdida o daño ocurrió después que se recibió el embarque del proveedor para su transportación, y antes de que lo recibiera el consignatario. Hay que proporcionar los documentos necesarios para comprobar los puntos principales del caso. Una reclamación bien preparada con los documentos de comprobación apropiados aumentará las posibilidades de un ajuste rápido y equitativo.
f) Explicación General de los Distintos Tipos de Reclamaciones por Concepto de Pérdidas y Daños. Las reclamaciones por concepto de pérdida y daños se clasifican generalmente en cuatro categorías:
· Las de "pérdida conocida" se refieren a los embarques que el transportista no entrega por cualquier motivo. El conocimiento original de carga muestra que aquél ha firmado la recepción del embarque, pero no puede entregarlo en su destino. El ajuste de la reclamación será, más fácil si el agente del transportista acepta el faltante endosando el conocimiento de carga o algún documento de entrega que conserve la bodega.
Si se pierde todo el embarque el transportista está obligado a notificar inmediatamente al remitente o al consignatario. En ese caso el aviso del transportista se usa como documento de comprobación de la reclamación en vez del conocimiento de embarque.
· La "pérdida oculta" se refiere a faltantes del embarque que no se descubren al momento de la entrega, sino cuando se abren los paquetes y se comprueba su contenido. Cuando se descubre la pérdida, la bodega debe cerciorarse primero de que el proveedor no haya cometido un error de empaque o si ocurrió la pérdida después del recibo del paquete. Si las investigaciones demuestran que la pérdida ocurrió cuando el embarque estaba en posesión del transportista, inmediatamente se notificará al mismo para darle todas las oportunidades posibles para que haga una investigación.
La reclamación de ese tipo de pérdida debe comprobarse con el informe de un investigador o con una forma completa de pérdida suministrada por el transportista, y con la correspondencia pertinente con éste y el proveedor. Una reclamación por pérdida oculta se comprueba principalmente con la evidencia que demuestre que la pérdida no pudo ocurrir sino cuando los artículos estaban en poder del transportista.
· El "daño conocido" se refiere a los daños que son evidentes y que el transportista acepta al hacer la entrega. El agente del transportista debe aceptar los daños en el documento de entrega o en el informe de inspección. Si al efectuar la investigación no puede precisarse toda la extensión del daño, el agente del transportista debe reconocerlo por escrito y se ordenará una investigación posterior para determinar el daño total
Si pueden hacerse reparaciones, el transportista hará los arreglos necesarios. Si la bodega se encarga de efectuar ese trabajo (por convenio mutuo) se proporcionará una cuenta detallada que incluya los créditos por el material vendible o venta de chatarra, y esa cuenta se incluirá con la reclamación. La bodega no procederá a efectuar las reparaciones sin la conformidad del transportista. Si no pueden hacerse re­paraciones satisfactorias el transportista debe arreglar la disposición inmediata del material. Con su consentimiento la bodega puede encargarse de hacerlo. La reclamación se presentará por el importe total de la pérdida sufrida. Cualquier arreglo que dé por resultado que los materiales vuelvan al mercado libre, necesitará la confirmación de la gerencia de ventas responsable de la venta de los productos. Si el material se vende por su valor como chatarra, el departamento apropiado de control de materiales deberá autorizar la venta y también al comprador. Ver "Disposición de U Chatarra", sección 9.0 de Procedimientos de Embarque, en este mismo capitulo.
· Los "daños ocultos" se refieren a los que se descubren después de eximir al transportista. Esos daños deben notificarse al mismo tan pronto como se descubran, y se le pedirá que haga una inspección concienzuda para lo cual se le proporcionará toda la evidencia de que los daños no se causaron en las operaciones del proveedor ni en las del consignatario. La reclamación de este tipo de daños debe tener el apoyo de un informe de investigación o de una forma completa de daños suministrada por el transportista, así como por la correspondencia pertinente con éste y el proveedor. En la sección anterior se dieron las direcciones para la reparación y disposición de los materiales.
g) Las bodegas deberán presentar prontamente las reclamaciones dentro de un periodo máximo de nueve meses. El transportista puede no renunciar a ese límite. Los litigios deben iniciarse en un periodo de dos años y un día de la fecha en que el transportista rechace la reclamación.
h) Las bodegas deberán presentar reclamaciones contra el transportista original quien será responsable de la reclamación aunque use otros transportistas para suministrar una parte del servicio.
i) Las bodegas numerarán las reclamaciones de acuerdo con el siguiente sistema de clave:
Tres primeros dígitos, número de localización de la bodega. Cinco dígitos siguientes, número progresivo asignado por cada bodega, comenzando con 00001. Cuando se llegue al 99,999 se comenzará de nuevo con 00001. Siguiente dígito, tipo de reclamación: 1, cargo extra; 2, pérdidas y daños conocidos;}. Pérdidas y daños ocultos. Un ejemplo de número de reclamación si se usa este sistema es 250-00135-2, lo que indicará que la bodega de Nueva Orleáns (número 250), presentó la reclamación número 135 de las presentadas por esa bodega, y* que se refiere a pérdidas y daños conoces (2) Las revisiones o cancelaciones de reclamaciones se documen­tarán preparando otra forma de reclamación a la que se dará el siguiente número progresivo de las reclamaciones.
j) El gerente de la bodega se encargará de vigilar las reclamaciones pendientes de pago hasta que se haga el ajuste. Si se necesita la ayuda del departamento legal o del de tráfico, se harán los arreglos necesarios por conducto del almacenamiento.
k) Las ofertas de ajustes de compromiso de parte de los transportistas, se turnarán a las operaciones de bodega. En los casos de compromisos significativos se obtendrá la conformidad de las divisiones apropiadas porque éstas son las que sufren las pérdidas derivadas de cualquier compromiso.
l) Se presentarán reclamaciones por cualesquiera pérdidas o daños, porque no hay límite mínimo en dólares. La estricta responsabilidad de las bodegas por los inventarios, hace necesaria esta regla. La única excepción permitida es cuando la bodega puede reparar el daño dentro de una hora-hombre, y es conveniente utilizar ese tiempo para ahorrarse el tiempo requerido para llenar la forma de reclamación. Todas las pérdidas deben paradas con las reclamaciones al transportista. Cualquier sobrante deberá notificarse al proveedor.

Reclamos a los Proveedores
a) Las bodegas usarán la forma de reclamaciones internas número para presentar reclamaciones al proveedor por pérdidas o daños. Las bodegas se cercioran primeramente de que las pérdidas o daños no se debieron al transportista, lo que daría por resultado la presentación de una reclamación en su contra y no contra el proveedor.
b) Las bodegas aplicarán los mismos principios generales a las reclamaciones por concepto de pérdidas y daños contra los proveedores que las ya descritas para reclamaciones contra los transportistas.
c) La presentación de reclamaciones de calidad es responsabilidad de las divisiones. Las bodegas sólo deben participar en esa fun­ción de reclamaciones tan sólo hasta el punto de aconsejar a las divisiones sobre problemas evidentes de calidad y para llevar a cabo las funciones normales de recepción y de embarque relacionadas con el manejo de los productos de acuerdo con las instrucciones de las divisiones.
Se identificarán claramente con respecto al tipo de problema aquellos productos que se haya decidido que presenten proble­mas de calidad, y se segregarán, a fin de evitar que se mezclen accidentalmente con los buenos.
Los productos que se hayan designados como de mala calidad quedarán en los registros de los inventarios no vendibles hasta su disposición. Las bodegas deberán vigilar juntamente con las divisiones, la pronta disposición de los productos de mala calidad

Devoluciones a los Clientes
a) La división apropiada autorizará previamente a la bodega para que reciba materiales devueltos por los clientes. Las divisiones suministrarán a la bodega una autorización de devolución de los clientes, forma número.
b) La bodega preparará un informe de recepción para documentar la aceptación de los materiales devueltos y hará la anotación correspondiente en la forma de autorización de la devolución del cliente.
c) Con una copia del informe de recepción la división completará la forma de autorización de devolución del cliente, con la razón para aceptar la devolución y la solicitud al departamento de contabilidad, para que haga al diente el descuento respectivo.
d) El departamento de contabilidad usará el informe de recepción preparado por la bodega como evidencia 'de la devolución, y usará la autorización de devolución al cliente, preparada por la división para dar las instrucciones de crédito.

Procedimiento de Embarque
Todo el proceso de producción y de almacenamiento tiene por objeto la fabricación de un producto útil para ponerlo a disposición de los consumidores. La última actividad de ese proceso, consiste en enviar los productos a los clientes. Ya se han causado todos los costos de manejo físico, excepto el costo de la transportación al destino final. Los procedimientos de embarque tienen una importancia adicional, porque los productos ya están en su forma más costosa. El embarque es el eslabón físico entre el vendedor y el comprador y la forma en que este último reciba el producto puede influir considerablemente en todas las relaciones futuras. Además, si se llevan a cabo en forma apropiada, los procedimientos de embarque completan las funciones de responsabilidad de los inventarios de los productos de parte del almacenamiento, y proporcionan los documentos con los que el departamento de contabilidad iniciará sus funciones y responsabilidades de facturación y cobro.
Los conceptos importantes que habrá que incorporar en los procedimientos de embarque, son los siguientes:
1) Las mercancías deben manejarse de tal modo que se asegure su entrega a tiempo y en buenas condiciones de seguridad.
2) Los documentos de embarque requeridos se prepararán en tal forma que eximan a la bodega de la responsabilidad contable que le corresponde.
3) Los documentos de embarque deberán contener la información que necesite el departamento de contabilidad para satisfacer sus responsabilidades de facturación y otras responsabilidades fiscales.
4) La manera de manejar los embarques mejorará las relaciones de la compañía con el cliente.

ENTREGAS TOTALES
Las entregas totales no son más que el recibimiento del pedido de materiales que se espera en su totalidad que luego van a ser ordenados, clasificados y distribuidos de forma adecuada y precisa ya sea para su utilización, fabricación o producción con el fin de formar parte indispensable en el control y evaluación de los inventarios que se realicen en el almacén.

ALMACENAJE DEFINITIVO
Son las existencias definitivas que se encuentran almacenadas para un proceso de producción dichas existencias deben de estar resguardas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en función de su cuidado y protección para que estas no sufran accidentes ni daños, puesto que son piezas o herramientas esenciales que van a completar una actividad productiva para la empresa

DESIGNACIÓN DE MATERIALES
Son aquellos materiales que están escogidos o destinados para un determinado fin ya sea productivo o de otra índole, siempre y cuando tenga como objetivo el desarrollo de un propósito especifico que vaya a formar parte importante de una determinada función, estos materiales no pueden ser utilizados para otro fin puesto que van a constituir una parte esencial dentro del proceso productivo de la organización y pueden ser designados para un área especifica de la empresa.

IDENTIFICACIÓN DE MATERIALES
La identificación del material, como insumo (en el almacén) o como producto terminado (por unidad-empaque o por bulto o embalaje final) facilita su identificación como su pronta entrega, por cualquier medio o destino. La identificación se efectúa bien con una .etiqueta o directamente sobre el bulto.

CONTENIDO DE LA ETIQUETA
a) Nombre y dirección del remitente
b) Nombre y dirección del destinatario
c) Peso Bruto.
d) Peso Neto.
e) Peso legal del contenido (productos)
f) Contenido del Bulto y valor (Referida a carga de Importación)
g) Señales preventivas para la manipulación.
h) Número de la guía de carga o conocimiento de embarque (cuando se trata de carga importada, sujeta a nacionalización)

En los embalajes que forman cargas unitarias, se estila pintar los datos en lugar de usar etiquetas, destacándolos datos que se necesitan para la identificación de la carga: Nombre y dirección del destinatario en la ciudad donde está ubicado. Generalmente se usa nomenclatura o siglas

CLASIFICACION DE LOS MATERIALES
Clasificación por finalidad
La finalidad de utilización de cada material, u objeto de su,.adquisición por la empresa, es una característica fundamental de los materiales para el estudio de su almacenaje. La clasificación de los mismos, atendiendo a ésta, es un* dato previo necesario para el estudio de la conveniente diversidad de almacenes en la empresa, así como de su localización.

De acuerdo con estas características pueden clasificarse
a) Productos Acabados
Los que son objeto de comercio por parte de la empresa, como culminación de su proceso productivo.

b) Materiales directos
Aquellos que directamente o mediante las transformaciones físicas o químicas adecuadas, se incorporan al producto terminado, total o parcialmente. Es frecuente de­signarlos bajo la denominación de materias primas.

c) Materiales no directos
Todos los restantes que utiliza y no incorporan li producto final

d) Materiales Suplementarios
Los que siendo no directos, intervienen de forma inmediata en el proceso de elaboración. Ejemplo: Las tijeras, el jaboncillo, y los alfileres, en sastrería. El alcohol en la elaboración de productos farmacéuticos y que luego se elimina por evaporación

e) Materiales auxiliares

Los que siendo no directos, intervienen en el proceso productivo, favoreciendo la acción empresarial Ejemplo: Los carburantes y lubricantes para los vehículos auxiliares. Los documentos administrativos. Material de mantenimiento. Material de oficina.

f) Clasificaciones por valor. Factores

· Valor del consumo
· Precio de los materiales
· Flujo de movimientos
· Frecuencia de salidas:
· Cantidades físicas por salida.

g) Clasificación por presentación.
Se entiende por presentación de un material, a efectos de almacenaje: "su particular conjunción de características de peso, medida y forma".
Por unidad de servicio: entendemos cada uno de los "bultos" en que se maneja, especificado en los valores y cualidad de las características anteriores.
En cada material es necesario considerar sus presentado-, nes de entrada y salida, que no tienen por qué ser iguales, en; general. Las unidades de servicio afectan directamente a los siguientes problemas:

CODIFICACIÓN DE MATERIALES
La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales y partes componentes para la manufactura, así como de productos terminados listos para su venta. Todo artículo, sea material o producto, debe tener un nombre y un número que sirva de identificación unificada en los departamentos de compras, ventas, almacenes, con­trol de inventarios, procesamiento de datos y contabilidad.
Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compañía que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificación del proveedor sirve para usarla en las órdenes de compra; la del negocio para identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registra y venden.

El nombre dado a los artículos debe conocerse en toda la planta o negocio; puede suceder que alguien pida una rondana, el almacén la conozca como roldana y contabilidad como arandela. Además de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artículo por el número de clave dado en la codificación interna de la compañía.

Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al área de recepción con el número dado en la codificación interna, para evitar confusiones en el al maceramiento y en la entrega al solicitante.
Algunas partes pequeñas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso se marca la caja envase o bolsa original del proveedor.
El sistema de codificación que a continuación se describe es solamente un ejemplo que sirve de modelo en un almacén de refacciones y herramien­tas. Cada compañía ha de tener su propia codificación de acuerdo con sus necesidades.
Se usará para:
· Refacciones.
· Herramientas
· Numeración de los dibujos de dispositivos, herramientas, calibradores.
· Numeración de maquinaria y equipo.
Se usará en los departamentos de:
· Almacenes.
· Contabilidad.
· Procesamiento de datos.
· Compras.
Esto significa que todo el personal de la organización llamará del mismo nombre y número de clave lo que requiera en sus operaciones de diseño, abastecimiento, almacenamiento, procesamiento de datos y contabilidad.
Cada clave estará formada por tres cifras que tendrán dos números cada una de las dos primeras y tres la tercera.
Ejemplo:
20 es clasificación general
02 es para fresadora.
089 número progresivo.

DISPOSITIVOS
A los dispositivos se les asigna, como ejemplo, el número 40 (cuarenta) como primera cifra, seguida por la que a continuación se indica y lueo el numero progresivo.
40-01 Para torno.
40-02 Para fresadora.
40-03 Para cepillo.
40-04 Para taladro.
40-05 Para rectificadora.
40-06 Paramachuelar.
40-07 Para tarrajas.
40-08 Para prensas troqueladoras.
40-09 Para fundición.
40-10 Para acabados.40-11 Para máquinas especiales

SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE MATERIALES Y PRODUCTOS
El establecimiento de un sistema de identificación de los materiales direc­tos o sea materias primas, es la función principal del departamento de ingenie­ría, de compras, de almacenes o de producción. La identificación de los produc­tos terminados es la función principal del departamento de ventas.
El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la producción y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fábrica y las previsibles, con un criterio razonable.
Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las características siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestión dentro de nuestras fábricas. Estas características importantes se mencionan únicamente como ejemplo en el cual se ha dado un número a cada una:
1. Dimensiones. Largo, ancho y calibre, en el caso de una lámina; diámetro, en el caso de una flecha.
2. Material de que está hecho. Hierro, acero, cobre, latón, níquel, plástico, madera, etc.
3. Acabado. Rolado en caliente, rolado en frío, niquelado, cromado, esmaltado, etc.
4. Composición química. Aceros aleados, sustancias químicas, mezclas, etc.
5. Aparato o equipo del cual va a formar parte. En el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a alguno del producto terminado que produce la fábrica.
6. Casa vendedora y marca de fábrica. En algunos casos.
La identificación del material debe tomar en cuenta solamente las ca­racterísticas antes mencionadas que sean de utilidad para la fábrica; de otra manera el sistema de identificación se complicaría innecesariamente.

SISTEMA DE NUMERACIÓN
En un sistema de numeración se pueden usar los números, letras o sig­nos que usa el abastecedor; pero esto tiene serios inconvenientes conforme va creciendo la fábrica y multiplicándose la cantidad de materias primas guardadas, pues no hay ninguna regla para la diferenciación de los productos entre sí. En realidad, esto no constituye un sistema de numeración pro­piamente, es una mezcla de los sistemas de otras fábricas.
Es mucho mejor que cada fábrica instale su propio sistema de numeración, al cual le puede dar muchas aplicaciones como veremos en seguida. El tener un sistema propio no excluye la posibilidad y conveniencia de tener unas tablas con referencias cruzadas entre nuestra propia identificación y las de los abastecedores a quienes se compra.
Un sistema de identificación no debe usar signos arbitrarios, sino letras y números; más aún, es preferible usar solamente números para estar preparados para el uso de tarjetas perforadas, las cuales operan mejor con números que con letras.
En un sistema de clasificación de materiales se tendrán clases, subcla­ses, grupos, subgrupos, etc., y al final elementos.}
Supongamos que elegimos un sistema de números de nueve cifras tal como 99-999-9999, veamos qué podemos hacer con él. Las dos primeras ci­fras pueden representar clases. Podemos reservar 99 clases para líneas de productos terminados: por ejemplo del 90 al 99. Las tres cifras siguientes nos indican subclases y en el caso de productos terminados tenemos campo para 999 productos distintos en cada línea de productos. Las cuatro cifras siguientes las reservamos para subensambles y tenemos capacidad para 9999 subensambles por producto../Volviendo a las primeras dos cifras, entre la 00 y la 89 tenemos 90 clases que podemos emplear para materias primas. Las siguientes tres cifras nos dan capacidad para 999 subclases dentro de cada clase y las cuatro últimas nos permiten identificar 9999 elementos dentro de cada subclase.
En el caso de las materias primas, las 90 clases pueden significar por ejemplo el material de que está hecha la pieza. Ejemplo:
0 Sin clasificar.
1 Madera.
2 Fierro fundido.
3 Acero comercial.
4 Acero de herramientas.
5 Cobre.
6 Aluminio.
7 Vidrio.
8 Porcelana.
9 Plástico.
En las subclases de acero comercial pondríamos:

1 Lámina de 1/16.
2 Lámina de 1/8.
3 Lámina de 1/4.
4 Lámina de 1/2.

NUMERACIÓN DE LOS ESPACIOS DE ALMACENAMIENTO
Para facilitar la localización de los productos y materiales, tanto para su colocación como para encontrarlos, cada pasillo, estante o pila, espacio de anaquel y cada caja o recipiente, deben numerarse.
Los estantes divididos a lo largo en dos caras y separados por los pasillos que permiten maniobrar de un lado y dentro.

EQUIPOS MÁS UTILIZADOS PARA LA CODIFICACIÓN DE MATERIALES
CÓDIGOS DE BARRAS
Un código de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los datos se pueden codificar asignando un número único a cada artículo, con caracteres reconocibles por el sistema alpha-numérico. Así, se forma un patrón de barras negras y espacios blancos. En los almace­nes y centros de distribución, se pueden, usar varias simbologías, tales como UPC, Código Universal de Productos (Universal Product Code); EAN, simbología europea (European Article numbering), y otros que cada compañía desarrolla de acuerdo con sus necesidades.

LECTOR DE BARRAS
Este dispositivo, llamado scanner lector de barras, puede leer las barras reconociendo óptimamente la diferencia entre barras y espacios y los anchos de las mismas

Elaborado Por:

Correa David

Manriquez Dixi

Gonzalez Yusnarquis